Mag je werknemers op hun eigen laptop laten werken en daarvoor een kostenvergoeding geven? Met alle veranderende regels rondom thuiswerken, kostenvergoedingen etc. zie je soms door de bomen het bos niet meer.

Meer dan eens krijgen wij van werkgevers de vraag of je een vaste kostenvergoeding kunt geven aan werknemers die op hun eigen laptop of computer werken. 'Bring your own device' is de trendy term die daarvoor overwaaide uit Amerika.

De Werkkostenregeling
De regels voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn opgenomen in de zogenaamde ‘werkkostenregeling’. Deze regeling lijkt duidelijk: alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen loon. Om het redelijk te houden zijn er veel uitzonderingen opgenomen. Voor computers geldt vrijwel altijd een gerichte vrijstelling. 
Er gelden slechts enkele regels: als werkgever zoek je uit wat de precieze eisen zijn die je aan de laptop/computer stelt voor de uitvoering van het werk, en belangrijk: leg deze vast. Ook leg je vast wat het apparaat zou moeten kosten. Voldoe je hieraan, dan mag je hiervoor een kostenvergoeding geven. Het apparaat blijft in dat geval eigendom van de werknemer wanneer deze uit dienst gaat. 

Wat zegt de Belastingdienst precies?
De Belastingdienst zegt hierover in het Handboek Loonheffingen 2022: "Noodzakelijke gereedschappen als o.a. computers (en vergoedingen daarvoor) zijn vrijgesteld. Zie volledige uitleg paragraaf 22.1.7. 

Goed om te weten is dat je als werkgever niet per se álle kosten hoeft te dragen voor noodzakelijke voorzieningen. De gerichte vrijstelling geldt dus ook wanneer jouw werknemer ook een eigen bijdrage betaalt voor privé gebruik. 

*Twijfel je wat het beste is voor jou en je werknemers, en wat de mogelijkheden zijn? We adviseren je graag! Bel of mail gerust!